29 maggio 2026
Il commerciale esce lunedì mattina. Duecento chilometri, cliente nuovo, riunione alle dieci. Torna nel pomeriggio con le ricevute in tasca: hotel, benzina, autostrada, il pranzo di lavoro. Le lascia sul tavolo. L’amministrativa le carica. Fine del processo.
Nessuno ha scelto quale regime fiscale applicare. Nessuno ha verificato se le spese sono state pagate con strumenti tracciabili. Nessuno sa se quel rimborso è deducibile per l’azienda o imponibile per il dipendente.
Nella maggior parte delle PMI italiane le trasferte vengono gestite per abitudine. E l’abitudine può costare molto.
Cosa si intende per trasferta
Prima di entrare nei numeri vale la pena chiarire un punto che spesso sfugge. Le regole fiscali sulle trasferte – i regimi di rimborso, le soglie di esenzione, gli obblighi di tracciabilità – si applicano quando il dipendente si sposta temporaneamente rispetto alla sua sede abituale di lavoro. Questo spostamento può avvenire sia dentro che fuori dal Comune della sede.
Il rimborso chilometrico e il rimborso delle spese di trasferta sono due strumenti distinti, con regole diverse, che spesso si sovrappongono nella gestione quotidiana senza che nessuno li abbia separati con chiarezza.
Il rimborso chilometrico: cosa è cambiato
Quando il dipendente usa la propria auto per raggiungere un cliente o una sede esterna, ha diritto a un rimborso chilometrico calcolato sulle tabelle ACI. Fino al 31 dicembre 2024, questo rimborso era esente da IRPEF solo per le trasferte fuori Comune. Per gli spostamenti dentro il Comune era imponibile.
Dal 1° gennaio 2025, il rimborso chilometrico calcolato sulle tabelle ACI non concorre al reddito anche per le trasferte entro il Comune della sede di lavoro, a condizione che sia comprovato e documentato. Lo chiarisce esplicitamente la circolare n. 15/E dell’Agenzia delle Entrate del 22 dicembre 2025.
È una novità rilevante che nella maggior parte delle PMI non ha ancora prodotto nessun aggiornamento procedurale.
La documentazione necessaria resta precisa: il mese, i chilometri percorsi, il tipo di veicolo, l’importo calcolato sulle tabelle ACI. Se il dipendente parte da casa invece che dalla sede, e la distanza tra abitazione e destinazione è superiore alla distanza tra sede e destinazione, il rimborso esente si calcola sul percorso più breve. L’eccedenza concorre a formare il reddito.
Per la deducibilità aziendale, il veicolo non deve superare i 17 cavalli fiscali se a benzina o i 20 cavalli fiscali se diesel. Chi usa un’auto più potente vede il costo parzialmente indeducibile – la parte eccedente il limite ACI rimane a carico dell’impresa senza abbattere l’imponibile.
Le tabelle ACI si aggiornano ogni anno e vengono pubblicate in Gazzetta Ufficiale. Usare quelle dell’anno precedente è un errore che emerge in sede di controllo, non nella gestione ordinaria.
I tre regimi di rimborso delle trasferte
Separato dal rimborso chilometrico, l’art. 51, comma 5 del TUIR disciplina i rimborsi delle spese di trasferta – vitto, alloggio, altre spese – con tre regimi distinti.
Il regime forfettario copre il dipendente con una cifra fissa giornaliera: esentasse fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia, 77,47 euro per quelle all’estero. Sopra quelle soglie tutto diventa imponibile.
Il regime analitico rimborsa le spese effettive documentate fino a 180 euro giornalieri in Italia e 258 all’estero, oltre i quali scatta l’imponibilità.
Il regime misto combina i due, ma riduce le soglie: se l’azienda rimborsa anche solo vitto o alloggio in forma analitica, la parte forfettaria scende a 30,99 euro.
Questi tre regimi si applicano alle trasferte fuori Comune. Per le trasferte entro il Comune, la regola è diversa: le indennità o i rimborsi spese concorrono a formare il reddito, con l’eccezione dei rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate – tra cui rientra ora anche il rimborso chilometrico ACI.
L’obbligo di tracciabilità
Dal 1° gennaio 2025 i rimborsi di spese per vitto, alloggio, taxi e NCC non concorrono al reddito del dipendente solo se le spese sono state sostenute con mezzi di pagamento tracciabili. La condizione si applica sia per le trasferte dentro il Comune sia per quelle fuori.
Il taxi pagato in contanti non è solo un problema formale. Quella spesa diventa indeducibile per l’azienda e imponibile per il dipendente – due penalizzazioni sulla stessa operazione.
Il rimborso chilometrico ACI resta fuori dall’obbligo di tracciabilità. Ogni altra voce – ristorante, pernottamento, taxi – richiede la traccia digitale.
La documentazione che regge
Per il fisco non è sufficiente dichiarare di essere andati in trasferta. L’inerenza deve essere provata: nota spese con data, destinazione, motivo dello spostamento, cliente o riunione, firma del dipendente e controfirma del responsabile.
Un foglio Excel con i chilometri e la data non regge. Una nota spese senza indicazione del cliente visitato lascia spazio alla contestazione.
Procedura o fortuna
Le aziende con personale che viaggia hanno due opzioni reali. Una procedura scritta che definisce quale regime applicare, quali documenti raccogliere, come gestire i pagamenti, come archiviare. Oppure la speranza che nessuno venga a controllare.
La seconda opzione funziona fino a quando non funziona più.
Le tabelle ACI 2026 sono disponibili sul sito dell’Automobile Club d’Italia. Se la tua azienda usa ancora quelle del 2025, il problema non è futuro.
Domande frequenti
L’indennità di trasferta e il rimborso chilometrico sono la stessa cosa?
Pedaggi, parcheggi e taxi seguono le stesse regole delle altre spese?
L’amministratore può ricevere rimborsi chilometrici?
Cosa succede se il rimborso supera i limiti delle tabelle ACI?
